Flexible secretary innen (a képek nem engem ábrázolnak)

Titkárként lassacskán egy - magánemberként pedig, beleértve az anno a TV-újság hátulján 1.990,- Ft-ért kínált mű-bomberdzsekit, csaknem két - évtizedes rutinom van a kéretlen ajánlatok, telefonok rövid úton történő lezárásában, lerázásában.

Bár az ügynöki gondolkodás mindig is távol állt tőlem, megértem és elfogadom, hogy vannak olyan termékek és szolgáltatások amelyek esetében, illetve vannak a kereskedelemnek olyan szegmensei, ahol ez az értékesítési mód a hatékony.

Van azonban egy-két magatartás- és viselkedésforma, amelyet képtelen vagyok elfogadni, és alkalmazásuk miértjét felfogni,  vagy hogy finomabban, de egyértelműbben fogalmazzak: vannak olyan tételek, alapelvek, melyekkel kapcsolatban számomra felfoghatatlan, hogy egyes felnőtt emberek hogy nem képesek ezeket megérteni, elsajátítani. Ezek nagyságrendileg a következők:

1) Egy vállalat, vállalkozás vezetőjének is megvannak a saját feladatai, a saját szintjén, és nem az a dolga, valamint leginkább: ideje sincs rá, hogy a napi nyolc-tíz-tizenkét órájának valamelyikében vagy bármelyikében számára lényegtelen kérdésekkel foglalkozzék. Ezért is alkalmaznak embereket - például engem - az ilyen és ehhez hasonló jellegű ügyek kezelésére.

2) Érdekes felfogással bírnak egyesek a kompetencia kérdéséről. A saját pozíciómban tökéletesen tudom - és ez eddig még minden egyes esetben beigazolódott -, hogy fel vagyok-e hatalmazva az ügyben az eljárásra, be kell-e vonnom a főnökömet az adott ügybe, illetve az érdekelheti-e egyáltalán őt.

A legtöbbször úgy tűnik, hogy ezek az emberek nem láttak még (jól) működő hierarchiát. (Elárulom, hogy az ügynökvilágban hierarchiának gondolt rabszolgatartást nem sorolom ide.) A jól működő szervezetek munkamegosztásának van egy fontos működési szabálya: az egyes ügyeknek vannak felelősei. Ha leszűkítem a dolgot napjaink szpemjeire, akkor ez konkrétan azt is jelenti, hogy az adott ügy jelentőségének megfelelően ez a felelős vagy referál arról a főnökének vagy nem.

(Azt már most, zárójelben elárulhatom, hogy a borkóstolók, a szálláshely ajánlatok nem tartoznak a referálandó körbe, az egyes kereskedelmi - pl. távközlési - ajánlatok esetleg, de jellemzően nem.)

3) A telefont én veszem fel, az e-maileket én olvasom. Ha én nem akarom, képtelenség rajtam átjutni - ezért ha azt akarod, hogy egyáltalán meghallgassalak, velem kell jóban lenned. Érthetetlen számomra, amikor egy felnőtt ember arroganciával, vagy mondjuk a folyamatos, megszakíthatatlan beszéddel akar egy potenciális vevőjénél eredményt elérni.

Praxisomban mindegyikre volt már példa, és ezekben az esetekben szemtől szembe, határozottan kellett közölnöm, hogy az illető személyek eljárásában mit tartok kifogásolhatónak. (Ez élőszóban egy kicsit durvább volt, pl.: "Hölgyem, el tudja képzelni, hogy meghallgatja a másik felet is?").

4) Ne kezelj tudatlan gyerekként! Tudom, hogy a gyorstalpaló értékesítési tréningen elsajátítottad azokat a marketingfogásokat, amelyek bármelyik erről szóló könyv első kötetében - ha nem az első fejezetében - megtalálhatók, de nem a három, szénszünetes elemit végzett nagymamáddal beszélsz.

A marketingfogásokat pedig olyannyira ismerem, hogy a második mondatodnál már tudom, mit akarsz rám sózni. Ám ez nem lesz könnyű, mivel nem csak azt tudom, hogy mint cég mire van szükségünk vagy mint magánember mire van szükséges a főnökömnek, hanem azt is tudom, hogy az igényeinket hol tudom optimálisan kielégíteni.

Szóval őszintén és egyenesen: nem lesz könnyű dolgod velem, nem utolsósorban azért, mert nem te vagy az első, aki ilyen szolgáltatást kínál.

5) Engem nem azért fizetnek, hogy téged hallgassalak, bár munkám részét képezi, hogy kinyissam az e-mailedet vagy felvegyem a telefont. Éppen ezért készülj fel, tudd, mit akarsz mondani, legyél határozott és szabatos, ne pedig hebegj-habogj.

És ha döntöttem - mert bármilyen furcsa is számodra, jogom vagy úgy dönteni bármelyik pillanatban, hogy nem hallgatlak tovább -, és azt mondom, hogy "nem érdekel az ajánlat", eszedbe se jusson azzal replikázni, hogy "de hát még nem is hallotta, mit akarok".

Összefoglalva: téged azért fizetnek, hogy eljuss a főnökömig vagy az én agyamig, és eladjál neki, nekünk valamit. Engem meg azért, hogy ezt a legtöbb esetben megakadályozzam, de minimum normális mederbe tereljem a folyamatokat.

Mindig tartsd észben, hogy én vagyok jelentős pozícióelőnyben!